Was führende Intranets von der Masse abhebt

Veröffentlicht am November 18, 2010 by Stephan Schillerwein

Bereits zum fünften Mal führte Jane McConnell, NetStrategy/JMC dieses Jahr die Studie „Global Intranet Trends“ durch – mit einer Rekordbeteiligung von 440 Organisationen.
Der Report liefert viele wissenswerte Aufschlüsse über den aktuellen Status von Intranets weltweit. Insbesondere erlaubt er jedoch einen Einblick in Erfolgsfaktoren, die führende Intranets auszeichnen. Eine Nachahmung der festgestellten Prinzipien – natürlich unter Anpassung auf die eigenen, individuellen Gegebenheiten – dürfte für weniger weit fortgeschrittene Intranets die Erschliessung von grossen Optimierungspotentialen ermöglichen.

Die vier wichtigsten Aspekte, in denen führende Intranets sich klar vom Mittelmass unterscheiden:

• Definierte Entscheidungskompetenzen
• Integration von Collaboration und Social Media
• Intranet ist Bestandteil der Ziele des Managements
• Verbreitung und Reifegrad von Social Media

Entscheidungskompetenzen

Wenn klar definiert ist, wer für was verantwortlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden, kann das Intranet-Team seine Energie auf die Vorbereitung und Ausführung von Entscheidungen konzentrieren und muss nicht bei jeder zu treffenden Entscheidung erneut mit dem mühsamen Suchen nach den zuständigen Entscheidungsträgern beginnen.
Klare Zuständigkeiten fördern weiterhin die Entscheidungsgeschwindigkeit und vermeiden langatmige Diskussionen.
Führende Intranets haben in diesem Bereich doppelt so häufig eine organisationsübergreifende Steuerung, wobei insbesondere auch das „Business“ einen deutlich stärken Einbezug erfährt als bei durchschnittlichen Intranets. Weiterhin wird auch dem Einbezug von wichtigen Stakeholdern im Unternehmen ein höherer Stellenwert beigemessen und Routineangelegenheiten können direkt von den entsprechenden Funktionsinhabern ohne Einbezug weiterer Instanzen entschieden werden.

Integration von Collaboration und Social Media

Wenn diese „Kanäle“ nicht sinnvoll integriert werden, verliert das Intranet an Bedeutung. Kein Wunder, denn das Intranet als reines Informationsmedium ist meist nur von untergeordneter Bedeutung für die Erledigung der täglichen Aufgaben. Weiterhin führen solche Silos insbesondere zu einer weiteren Verschlechterung der Auffindbarkeit und Verwendbarkeit von Informationen.
Sogar bei den führenden Intranets ist dies heute noch nicht zufriedenstellend gelöst, dennoch zeichnen sie sich gegenüber dem Rest bspw. durch eine deutliche bessere Verknüpfung der unterschiedlichen Kanäle aus.

Intranet als Bestandteil der Ziele des Managements

Was nicht in den Zielen von Management und Mitarbeitern verankert ist, dem wird meist nur nachrangige Aufmerksamkeit geschenkt. Ein fest in die Ziele des Managements und der betroffenen Mitarbeiter (z.B. Autoren) eingebundenes Intranet wird automatisch eine viel höhere geschäftliche Bedeutung erlangen, als wenn das nicht der Fall ist.
So wird bei den führenden Intranets vom Top Management bspw. erwartet, dass die verschiedenen Funktionsbereiche des Unternehmens (wie z.B. HR, IT, Einkauf, etc.) ihre internen Services hauptsächlich über das Intranet anbieten und abwickeln. Ebenso, dass Autoren Ziele hinsichtlich der Bereitstellung von Content in ihren Jahreszielen wiederfinden. Auch die Integration in weitere Steuerungsmechanismen, wie z.B. bestehende Regelungen der Organisation, sind bei führenden Intranets deutlich häufiger anzutreffen.

Verbreitung und Reifegrad von Social Media

In diesem Bereich zeichnen sich führende Intranets dadurch aus, dass sie mehr unterschiedliche Funktionen anbieten, diese häufiger auch tatsächlich unternehmensweit genutzt werden, besser integriert sind und aufgrund längerer Nutzung auch einen höheren Reifegrad in der Nutzung aufweisen können.
Dadurch unterscheidet sich der Fokus zwischen „Social Media Anfängern“ und Fortgeschrittenen bspw. hinsichtlich der Beurteilung von Risiken und möglichen Problemen deutlich:
Typische «Ängste der Anfänger»:

• Zweifel an Wert und Relevanz von Social Media für das Unternehmen
• Zeitverschwendung

Typische «Ängste der Praktizierenden»:
Auffindbarkeit der mit Social Media kreierten Informationen

• Sicherheit
• Sprachen-Silos

Anhand dieser Unterschiede wird auch deutlich, welche häufig geäusserten Vorbehalte gegenüber Social Media in der Praxis tatsächlich von Relevanz sind und welche vernachlässigt werden können.
Organisatorische Grundlagen sind erfolgsentscheidend
Bei zusammenfassender Betrachtung der vier festgestellten Erfolgsfaktoren wird wieder einmal deutlich, dass der Erfolg von fortgeschrittenen Intranets hauptsächlich auf organisatorische Aspekte gründet. Dementsprechend stellen eine klare und breit getragene Intranet Strategie, die entsprechenden Steuerungsmechanismen (Governance, Rollen, Ziele) und eine gezielte Ausrichtung auf ein integriertes Intranet, das als universelles Arbeitsmittel die Wissens-/Mitarbeiter in Zukunft möglichst umfassend in ihrer Aufgabe unterstützt („Digital Workplace“), die Grundlage von fortgeschrittenen, erfolgreichen Intranets dar.

Weitere Informationen

Der Report ist für Teilnehmer kostenlos verfügbar, für alle anderen Interessenten für 550.- € käuflich direkt von der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2011