Welche 6 Fehler machen die meisten Unternehmen bei der Einführung eines neuen Intranets oder Digital Workplace?
Veröffentlicht am September 7, 2023 by Stephan Schillerwein
„In der Praxis kann man tatsächlich beobachten, dass dabei immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden. Die meisten dieser Fehler sind zudem noch gut vermeidbar, so dass es gar nicht schwer ist, das eigene Intranet- oder DWP-Projekt mit deutlich besseren Erfolgschancen durchzuführen, wenn nur einige wesentliche Punkte beachtet werden.“
Dieser Artikel ist Teil der «Featured»-Serie von Denise Remund, Remund Communications.
Die wichtigsten Fehler bei der Einführung eines neuen Intranets oder Digital Workplace sind aus meiner persönlichen Sicht die folgenden:
- Die Frage nach dem Scope vernachlässigen: wie auch das Internet haben Intranets und Digital Workplaces kein von vorneherein fix definiertes Anwendungsgebiet. Sie sind also genauso wenig reine News- und Content-Plattformen, wie das Internet nur aus News-Portalen und Nachschlagewerken besteht. Trotzdem nehmen viele Unternehmen einen derartigen, extrem limitierten Anwendungszweck als gegeben hin. Anstatt dessen sollte man in einem ersten Projektschritt erarbeiten, wie der Scope denn aussehen müsste, um möglichst viel Mehrwert für Mitarbeitende und Unternehmen zu schaffen.
- Die Analyse falsch aufziehen: eine Analysephase zu Beginn eines Projekts kann nicht nur für den Scope fundamental wichtige Erkenntnisse liefern, sondern auch viele wertvolle Einsichten für den weiteren Projektverlauf und die Ausgestaltung des zukünftigen Intranets. Leider werden Analysen aber häufig falsch angegangen, sei es, dass nur bedingt geeignete Analyse-Techniken verwendet werden, ein einseitiger Einbezug der Zielgruppen stattfindet oder schlicht die falschen Fragen gestellt werden. Die «Kardinalsünde» dabei sind Fragen im Stile von «was wollt ihr vom zukünftigen Intranet?» oder «würde ihr eine Funktion XYZ für eure Arbeit brauchen?». Derartige Ansätze sind nicht in der Lage, die echten Bedarfe, Probleme und Potentiale aufzudecken, die ein Digital Workplace adressieren kann.
- Mit der Technologie beginnen: ein heute fast schon allgegenwärtiges Problem ist, mit der Technologie, statt der Frage nach dem «Warum?» zu beginnen (also nach Strategie, Vision und Zielen). Der Umstand, dass in den meisten Unternehmen die Technologie im Bereich Digital Workplace bereits gesetzt ist, sollte nicht als Anlass dazu dienen, diese fundamentalen Fragen auszulassen. Wenn dann die vorhandene Software-Plattform einen Mehrwert für die identifizierten Strategien bieten kann, umso besser. Bevor man das Pferd sattelt und besteigt, sollte man sich jedoch Gedanken über die Motivation und Ziele des Ausritts gemacht haben.
- Die Kultur ausklammern: jede richtig durchgeführte Analyse in diesem Themenbereich wird auch eine wesentliche Anzahl von kulturbedingten Bedarfen, Problemen und Potentialen ans Tageslicht bringen. Intranet-Projektteams sind oft dann schnell dabei, diese Themen als «out of Scope» für das Projekt zu definieren. In der Realität stehen der Digital Workplace und die Unternehmenskultur jedoch in einem derart engen, beidseitigen Abhängigkeitsverhältnis, dass das eine ohne das andere sehr schnell an eine Grenze stossen wird. Das ist insbesondere bei allen Anwendungsgebieten rund um Collaboration, Networking und Wissensmanagement der Fall.
- Die Implikationen von Kompromissen nicht berücksichtigen: ein Digital Workplace Projekt besteht aus hunderten, wenn nicht tausenden Entscheidungen. Diese können klein oder gross sein – sie haben aber immer einen Einfluss auf das Projekt und sein Ergebnis. Und je mehr Kompromisse dabei eingegangen werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Lösung am Ende des Tages nicht mehr oder nur noch mit starken Einschränkungen dazu in der Lage ist, die Probleme zu lösen, die sie eigentlich lösen soll. Während es unrealistisch ist, alle suboptimalen Entscheidungen und Kompromisse zu vermeiden, kann man die Implikationen dieser Kompromisse stets transparent machen und so hoffentlich bessere Entscheidungen finden.
- König Content und Königin Context unterbewerten: das Vorhandensein der richtigen Inhalte und deren Qualität (inkl. geeigneter Metadaten, also sinnvoll nutzbarem Kontext) waren schon immer eine Schwachstelle von Intranets. Dieser Umstand hat sich durch die Weiterentwicklung zu multi-funktionalen Digital Workplaces meist nur noch verschlimmert, da es nun neben den Inhalten ja noch so viele andere Dinge gibt, um die sich das chronisch unterbesetzte Intranet-Team kümmern muss. Aber auch der Digital Workplace lebt in erster Linie von relevanten Informationen und deren guter Auffindbarkeit und Nutzbarkeit. Somit führt an Content und Context nach wie vor kein Weg vorbei. Künstliche Intelligenz kann und sollte dabei selbstverständlich helfen, aber von alleine wird sich das Ziel von hochwertigen Informationen auch in Zeiten von ChatGPT und Konsorten nicht materialisieren.
Natürlich gibt es viele weitere Fehler, die Projektteams in einem Intranet- oder Digital Workplace-Projekt begehen können. Die hier skizzierten Themen decken jedoch das Fundament eines solchen Vorhabens ab und erhöhen somit die Aussicht auf Erfolg und echten Mehrwert deutlich.
Picture credits & rights:
- Header picture: Thomas Hawk: „Wrong Direction“, https://www.flickr.com/photos/thomashawk/47958105647/, CC BY-NC 2.0
- „Featured“ banner: copyright by Remund Communications, 9/23